Trao đổi danh thiếp đúng cách
Tấm
danh thiếp (
name card hay
card visit) đã trở nên
quen thuộc của các doanh nhân, danh thiếp luôn mở đầu các cuộc giao dịch kinh
doanh. Tuy nhiên, tại mỗi nơi, văn hoá sử dụng danh thiếp lại có những cách thức
khác nhau.
Trong
thế giới doanh nghiệp,
danh
thiếp đóng vai trò như lý lịch trích ngang của một người. Bạn trao danh thiếp
cho ai đó nghĩa là bạn muốn cho họ biết bạn là ai, bạn đang làm việc ở đâu và
làm cách nào họ có thể liên lạc với bạn. Tuy nhiên, ít người hiểu rõ vai trò của
danh thiếp, họ không nắm bắt đúng thời điểm để trao
danh thiếp… để có thể phát huy tối đa hiệu quả của nghi thức khá quan trọng
này.
Khi
chúng ta bắt đầu công việc làm ăn kinh doanh, việc thiết kế và in danh thiếp là
một trong những việc đầu tiên bạn cần làm. Một danh thiếp thiết kế tinh xảo sẽ
tạo ấn tượng tốt đẹp về bạn với người giao tiếp hay đối tác của bạn.
Nhưng
việc đưa danh thiếp đúng lúc và đúng khung cảnh là một nghệ thuật mà không phải
ai cũng nắm rõ. Bạn phải xác định đúng người và đúng tình huống để trao danh
thiếp:
Nên
trao danh thiếp bằng cả hai tay
• Đối tác của bạn là người có vai vế và tuổi
tác tương đối cao
Bạn
chỉ nên đưa danh thiếp khi đối tác có ý muốn bạn trao danh thiếp cho họ. Tuyệt
đối không nên chủ động đưa danh thiếp khi đối tác chưa có ý muốn đó.
• Người giao tiếp của bạn là người xa lạ
Bạn
không nên lôi danh thiếp ra ngay khi mới bắt đầu vào câu chuyện. Hành động theo
thói quen này sẽ làm phiền người giao tiếp với bạn. Họ cảm thấy như bạn đang muốn
“tự quảng cáo bản thân” và sẽ xem thường việc nhận danh thiếp của bạn.
• Khi nhóm họp mặt ít hiểu biết về nhau
Không
nên bỏ ngay danh thiếp của đối tác vào túi
Khi
nhóm họp mặt gồm những người không biết nhiều về nhau, tốt nhất bạn nên đợi một
người trong nhóm đưa danh thiếp ra trước, rồi bạn mới trao lại danh thiếp cho họ.
• Trao danh thiếp khi đi dự tiệc
Nếu
bạn tham gia các buổi tiệc quan trọng do cá nhân tổ chức hoặc các buổi tiệc
mang tính chất làm ăn, bạn phải nhớ mang danh thiếp theo bên mình. Các buổi tiệc
đó là là dịp để bạn giao lưu gặp gỡ các đối tác tiềm năng. Nhưng chỉ trao danh
thiếp trước hoặc sau khi dùng cơm.
• Thời điểm trao danh thiếp
Người
ta thường trao danh thiếp vào lúc vừa mới gặp nhau hoặc trước khi chào tạm biệt
ra về. Nhưng trong trường hợp bạn chuẩn bị phát biểu trước những người chưa biết
nhiều về bạn, bạn nên gửi danh thiếp cho những người xung quanh trước khi lên
phát biểu vì điều đó sẽ giúp họ biết rõ về bạn hơn.
• Hình thức danh thiếp
Bạn
nên xếp danh thiếp ngay ngắn trong hộp đựng danh thiếp và để vào cặp táp. Nếu một
danh thiếp bị rách hoặc bị bẩn thì đừng bao giờ bạn trao cho đối tác hay khách
hàng. Những danh thiếp đã cũ và bị nhàu thì tốt nhất là bạn vứt chúng đi.